Logo BIP Logo ePUAP
Biuletyn Informacji Publicznej
herb jednostki
Gminna Biblioteka Publiczna w Baniach
System eBoi

eBoi
Jak załatwić sprawę?

regulamin kontroli zbiorów


Załącznik Nr 1

do Zarządzenia Nr 12/09

Dyrektora GBP w Baniach

z dnia 01 grudnia 2009r.

REGULAMIN KONTROLI ZBIORÓW

Gminnej Biblioteki Publicznej

w Baniach

Podstawą prawną Regulaminu kontroli zbiorów jest Rozporządzenie Ministra Kultury

i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych ( Dz.U. Nr 205, poz. 1283)

Rozdział I Postanowienia ogólne

§ 1

1. Skontrum w agendach udostępniania Gminnej Biblioteki Publicznej w Baniach

prowadzi powołana komisja skontrowa, zwana dalej komisją.

2. Komisję powołuje Dyrektor GBP.

§ 2

Kontrola materiałów bibliotecznych polega na:

1) porównaniu zapisów w księgach inwentarzowych i innych dokumentów służących

ewidencji zbiorów ze stanem faktycznym materiałów.

2) stwierdzeniu i wyjaśnieniu różnic między zapisami ewidencyjnymi a stanem

Faktycznym zbiorów oraz ustaleniu ewentualnych braków.

§ 3

Kontrola zbiorów obejmuje także :

1) sprawdzeniu stanu zabezpieczeniu zbiorów,

2) opracowanie zaleceń pokontrolnych,

  1. udzielania instruktażu osobom odpowiedzialnym za zbiory.

§ 4

Skontrum materiałów bibliotecznych , do których czytelnicy mają wolny dostęp, przeprowadza się co najmniej raz na pięć lat.

§ 5

W agendach o innym systemie udostępniania niż określony w § 4, w których zbiory

nie przekraczają sto tysięcy jednostek ewidencyjnych , skontrum przeprowadza się co

najmniej raz na dziesięć lat.

§ 6

Przeprowadzenie skontrum zaleca się również:

  1. przy zmianie kierownika agendy,

  2. w przypadkach losowych, na polecenie Dyrektor GBP.

§ 7

Harmonogram przeprowadzania skontrum w poszczególnych agendach udostępniania

GBP w Baniach stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

Rozdział II Komisja skontrowa

§ 8

Skontrum przeprowadza komisja skontrowa , zwana dalej komisją.

§ 9

Podstawą działania komisji zarządzenie dyrektora Biblioteki o rozpoczęciu skontrum.

Zarządzenie określa:

  1. nazwę agendy, w której odbywa się kontrola,

  2. termin rozpoczęcia kontroli,

  3. liczbę członków i skład osobowy komisji.

§ 10

Załącznikiem do zarządzenia o rozpoczęcia skontrum jest regulamin danej komisji,

określający:

  1. zakres kontroli,

  2. dokumenty stanowiące podstawę kontroli zbiorów,

  3. instrukcję wypełniania arkusza skontrowego,

  4. przewidywany czas trwania skontrum,

  5. dodatkowe instrukcje z zakresu organizacji skontrum.

§ 11

1. Komisja skontrowa składa się co najmniej z trzech osób.

2. W skład komisji musi wchodzić co najmniej jeden pracownik biblioteki w roli

przewodniczącego i co najmniej jeden etatowy pracownik kontrolowanej agendy.

3. Do komisji nie może wchodzić pracownik kontrolowanej agendy.

§ 12

W sytuacjach szczególnych dyrektor Biblioteki może powołać komisję o składzie dwu

osobowym, zaś na przewodniczącego komisji powołać pracownika innej biblioteki, nie

będącego jednak pracownikiem kontrolowanej agendy.

§ 13

Komisja może być wizytowana w trakcie pracy przez osobę upoważnioną przez dyrektora Biblioteki. Wizytujący ma wobec kontrolowanej agendy wszelkie upoważnienia

objęte regulaminem komisji skontrowej .

§ 14

W razie stwierdzenia nieprawidłowości pracy komisji dyrektor Biblioteki może przerwać

kontrolę i zarządzić nową.

Rozdział III Skontrum

§ 15

O skontrum powiadamia się pracownika kontrolowanej agendy co najmniej z miesięcznym wyprzedzeniem. Okres między powiadomieniem o kontroli a jej podjęciem powinien

być wykorzystany na zgromadzenie materiałów bibliotecznych wydanych poza agendę.

§ 16

Podstawą przeprowadzenia skontrum są:

  1. zapisy w księgach inwentarzowych,

  2. dokumentacja materiałów wypożyczonych

§ 17

Przedmiotem skontrum są materiały biblioteczne znajdujące się w kontrolowanej agendzie

a także wydane poza nią , a mianowicie:

1) wypożyczone czytelnikom,

2) wypożyczone innym bibliotekom,

3) oddane do oprawy.

§ 18

Kontroli materiałów znajdujących się poza kontrolowaną agendą dokonuje się w drodze

szczegółowego przeglądu odpowiedniej dokumentacji : rewersów, wykazów zbiorów

oddanych do oprawy, protokołów przekazania w depozyt, itp.

§ 19

Za braki uznaje się materiały biblioteczne , których nie odnaleziono w czasie skontrum,

ani tez nie odnaleziono dowody wydania ich poza agendą lub poza bibliotekę.

w szczególności:

1) materiały biblioteczne nie odnalezione po raz pierwszy uznaje się za braki

względne,

2) materiały biblioteczne nie odnalezione przy ponownej kontroli uznaje się za braki

bezwzględne.

§ 20

1. Z przeprowadzonego skontrum komisja sporządza protokół w dwóch egzemplarzach

i przestawia go dyrektorowi Biblioteki . Protokół powinien zawierać m.in.:

1) ustalenia dotyczące ewidencji i stanu faktycznego materiałów bibliotecznych

pod względem ilościowym

2) wnioski i zalecenia komisji w sprawie nieodnalezionych materiałów bibliotecznych.

3) określenie wartości materiałów ,o których mowa w pkt.2.

4) uwagi i zalecenia dotyczące opieki nad księgozbiorem, zgodnie z § 3 niniejszego

Regulaminu.

2. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu

§ 21

1. Do protokołu załącza się:

1) wykaz braków względnych z określeniem wartości,

2) wykaz braków bezwzględnych z określeniem wartości,

2) wyjaśnienia pracownika kontrolowanej agendy w sprawie braków względnych i

bezwzględnych

3) zarządzenie Dyrektora o powołaniu Komisja,

4) regulamin Komisji,

5) arkusze kontroli ( do egzemplarza protokołu pozostającego w agendzie).

6) arkusze kontroli ( do egzemplarza protokołu pozostającego w agendzie).

Rozdział IV. Działanie poskontrowe

§ 22

Po zapoznaniu się z protokołem skontrum Dyrektor wydaje zalecenia poskontrowe

i zatwierdza protokół.

§ 23

Po zatwierdzeniu przez dyrektora Biblioteki protokołu skontrum komija sporządza w dwóch

Egzemplarzach protokół w sprawie ubytków.

§ 24

Po akceptacji protokołu przez Dyrektora GBP , braki bezwzględne wykreśla się z ksiąg

Inwentarzowych i wpisuje się do rejestru ubytków.

§ 25

Odnalezione materiały biblioteczne, uznane za braki bezwzględne i wpisane do rejestru ubytków, należy traktować jako nowe wpływy.

§ 26

Braki względne nie podlegają odpisaniu i pozostają w zawieszeniu do czasu następnego

skontrum.

Załącznik nr 1

do regulaminu kontroli zbiorów

Gminnej biblioteki publicznej

w Baniach

Terminy skontrum w GBP w Baniach

Lp.

Nazwa placówki

Termin

planowanego skontrum

1

Gminna Biblioteka Publiczna

2014

2

Oddział dla Dzieci

2014

3

Filia w Lubanowie

2010

4

Filia w Swobnicy

2014

Załącznik nr 2

do

Regulaminu kontroli zbiorów

Gminnej Biblioteki Publicznej

w Baniach

Banie 31.07.2014r.

…………………………………..

Pieczątka Biblioteki

Protokół skontrum przeprowadzonego

w Baniach Oddz. Dziecięcy

Gminnej Biblioteki publicznej w Baniach

W dniach 30.czerwiec 2014 - 01 sierpień 2014 przeprowadzono skontrum zbiorów bibliotecznych wpisanych do inwentarzy w Oddz.Dziecięcy w latach 2011 r. - 2014 r.

Skontrum przeprowadziła komisja w następującym składzie:

1. Bernarda Kaźmierczak - przewodnicząca

2. Aleksandra Kaźmierczak - członek

3. Gertruda Masłoń - członek

I. Komisja ustaliła stan ewidencji zbiorów wg. Zapisów inwentarzowych na dzień

30 czerwiec 2014 r.

1. w księdze inwentarzowej książek wpisano do numeru 9 578 woluminów o

wartości 22 816,58 zł

  1. w księdze inwentarzowej zbiorów specjalnych wpisano płyty do numeru 82 vol. o wartości 2,48 zł , kasety do numeru 20 vol. o wartości 1,18 zł , audio book 22vol

o wartości 341,95

w rejestrze ubytków od dnia 13 październik 1987r. Wpisano 5924 woluminów

o wartości 1 966,78 zł

Kontrolę przeprowadzono metodą porównywania numeru i tytułu pozycji z zapisami w inwentarzu. Sprawdzono zbiory znajdujące się na półkach na placówce, w magazynie, zbiory wypożyczone przez czytelników ( w kieszonkach) oraz zbiory wypożyczone na inne placówki. Wyniki skontrum naniesiono odpowiednimi oznaczeniami na arkusze kontrolne zgodnie z podaną niżej legendą skontrum:

- wykreślone z inwentarza - kolor czerwony

- na półce - kolor niebieski

- u czytelnika - kolor zielony

- w magazynie - kolor żółty

- wypożyczone do innych placówek - kolor brązowy

Następnie arkusze podliczono

II. Stan faktyczny zbiorów:

1. Zbiory książkowe:

Wyniki skontrum:

1. Wykreślono z inwentarza - 5 923 pozycji

2. Na półkach - 3 004 pozycji

3. Wypożyczone przez czytelników - 225 pozycji

4. W magazynie - - pozycji

5. Inne - - pozycji

6. Braki bezwzględne - 388 pozycji

7. Braki względne - 38 pozycji

Razem- 9 578 pozycji

Dla braków względnych sporządzono wykaz i określono ich wartość 329,04 zł

Komisja po zapoznaniu się z przyczynami powstania 38 vol braków względnych wartość 329,04 Wnioskuje o pozostawienie ich w zawieszeniu do następnego skontrum.

Dla braków bezwzględnych sporządzono wykaz i określono ich wartość 324,89 zł. Komisja wnioskuje o wykreślenie ich z ksiąg inwentarzowych.

W podsumowaniu skontrum Oddziału Dziecięcego w księgozbiorze wykreślono z inwentarza 5923 vol. a z rejestru ubytku ostatni numer to 5 924 vol. - różnica 1 vol.

2. Zbiory specjalne

Wyniki skontrum:

1. Wykreślono z inwentarza - ----- pozycji

2. Na półkach - 111 pozycji

3. Wypożyczone przez czytelników - 1 pozycji

4. W magazynie - ------ pozycji

5. Inne - ---- pozycji

6. Braki bezwzględne - ---- pozycji

7. Braki względne - 12 pozycji

Razem- 124 pozycji

III. Uwagi i wnioski Komisji:

Postanowienia Komisji:

-braki powtarzające się załącznik nr.1 - 388 vol. na kwotę 324,89 zł

Komisja uznaje za braki bezwzględne niezawinione i zaleca spisanie ich ze stanu

inwentarza.

Zalecenia :

niniejszym zaleca się :

-odkładanie do wglądu Komisji odnalezionych braków znajdujących się w załączniku

nr.2 tj. 38 vol. na kwotę 329,04 zł

IV. Załączniki:

  1. wykaz braków względnych z określeniem wartości,

2) wykaz braków bezwzględnych z określeniem wartości

  1. wyjaśnienia kierownika kontrolowanej agendy w sprawie braków względnych

  1. zarządzenie Dyrektora o powołanie Komisji,

  2. regulamin Komisji,

  3. 9 arkuszy kontroli

Podpisy członków Komisji

Metadane - wyciąg z rejestru zmian

Akcja Osoba Data
Dodanie dokumentu: Grażyna Strychoń 17-11-2016 13:33:45
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: Grażyna Strychoń 01-12-2009
Ostatnia aktualizacja: Grażyna Strychoń 17-11-2016 13:33:45